Складской учет без программы ведут по карточкам складского учета (форма М-17) или в таблицах Excel: по каждой позиции номенклатуры фиксируют приход, расход и остаток на конкретную дату. Такой способ подходит небольшому складу с ограниченным ассортиментом. Как только число позиций и операций растет, ручные записи начинают расходиться с фактическими остатками, и тогда бизнес переходит на учетную программу.
Как вести складской учет без программы: карточки и журналы
На каждую единицу номенклатуры заводят отдельную карточку, куда вносят дату операции, номер приходного ордера или расходной накладной, количество и остаток после операции. Параллельно ведут журнал складского учета — сводный документ, где операции группируются по датам, а не по товарным позициям.
Подробнее — на странице https://www.e-xecutive.ru/companies/1983907-simple/news/2094779-kompaniya-info-predpriyatie-zapustila-servis-dlya-ucheta-produktsii-na-skladah.
В Excel логика та же: отдельный лист или строка на артикул, столбцы «приход», «расход», «остаток», плюс лист для инвентаризации, где фактический остаток сверяют с учетным. Раз в месяц или квартал формируют оборотно-сальдовую ведомость вручную — суммируют движения и выводят остатки в деньгах и единицах.
Карточку складского учета ведет материально ответственное лицо — кладовщик или заведующий складом, а не бухгалтер. Бухгалтерия сверяет данные карточек с накладными и счетами-фактурами, но не заполняет их сама.
Какую программу выбрать для складского учета?
Специализированная программа снимает ручной труд по подсчету остатков и соответствует требованиям 54-ФЗ и ЕГАИС — это критично для розницы с алкоголем и обязательной онлайн-кассой. Обычно поставляется в нескольких версиях, различающихся набором функций.
| Версия | Что включает |
|---|---|
| Бесплатная | Базовый учет прихода, расхода и остатков, формирование накладных |
| Стандарт | Расширенный складской учет, счета-фактуры, обмен данными с бухучетом |
| ПРОФ | Управление ценами, наценками, скидками и программой лояльности, полный обмен данными между розничными и оптовыми точками |
Версия ПРОФ, помимо складского учета, дает контроль над наценками и скидочной политикой — это удобно, если у компании несколько торговых точек с разными условиями продаж.
Как вести складской учет в 1С и других учетных системах?
При переходе на программу склад перестает существовать отдельно от бухгалтерии: данные о движении товара автоматически попадают в систему бухучета, формируются накладные и счета-фактуры без повторного ввода вручную. Программа позволяет отказаться от книги учета доходов и расходов, если это предусмотрено применяемым режимом налогообложения.
Отдельный плюс для сетевого бизнеса — обмен данными между розничными и оптовыми представительствами: остатки и цены синхронизируются между точками, и не нужно сверять карточки вручную по каждому филиалу.
Типичные ошибки
- Ведение карточек и накладных в разных форматах — расхождения всплывают только на инвентаризации, когда исправить задним числом уже сложно.
- Отсутствие партионного учета себестоимости — при списании товара с разной закупочной ценой искажается финансовый результат.
- Ручной пересчет наценок и скидок при большом ассортименте — ошибки в ценнике и расхождения с кассовым чеком, что при проверке трактуется как нарушение 54-ФЗ.
- Отложенное внесение приходных и расходных документов — «задним числом» вносят операции, из-за чего остатки в моменте не соответствуют факту.
- Отказ от регулярной сверки складского учета с бухгалтерским — расхождения накапливаются и обнаруживаются только при годовой инвентаризации.