Электронный путевой лист позволяет оформлять сведения о работе автомобиля и водителя без бумажного документа. Для работы с ЭПЛ компании используют специализированные программы и сервисы, связанные с государственной системой электронных перевозочных документов.
Решения отличаются стоимостью, набором функций, способом работы водителя, интеграциями и возможностями для автопарков разного размера. Разберемся, какие параметры стоит проверить до подключения и за какие возможности нет смысла переплачивать.
Как работает электронный путевой лист
Путевой лист можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде. Переход на ЭПЛ дает возможность сократить ручную работу с документами и связать оформление рейса с другими процессами компании.
При использовании электронного формата сведения передаются в ГИС ЭПД через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Напрямую подключить организацию к государственной системе для такого обмена нельзя.
При этом программа, в которой работает компания, и оператор ИС ЭПД не всегда являются одной организацией. Некоторые разработчики предоставляют собственный интерфейс для работы с путевыми листами, а обмен с ГИС ЭПД выполняют через оператора-партнера.
Поэтому при выборе решения необходимо выяснить не только его функциональность, но и по какой схеме обеспечивается передача документов в государственную систему.
Что проверить при выборе сервиса для ЭПЛ
Универсального решения для любого автопарка нет. Небольшой компании может быть достаточно простого облачного кабинета, тогда как крупному перевозчику понадобятся интеграция с учетной системой, распределение ролей сотрудников и автоматизация большого количества операций.
Перед подключением стоит оценить несколько параметров.
Работа с ГИС ЭПД
Уточните, какой оператор ИС ЭПД обеспечивает передачу документов и входит ли он в официальный реестр Минтранса.
Если разработчик сервиса сам является оператором, обмен выполняется через его информационную систему. Если используется партнерская схема, стоит заранее выяснить, кто отвечает за передачу ЭПЛ и техническую поддержку при возникновении ошибок.
Удобство работы водителя
В оформлении ЭПЛ участвуют не только сотрудники офиса. Часть сведений необходимо получать и подтверждать непосредственно в процессе выпуска автомобиля и выполнения рейса.
Поэтому желательно проверить мобильный сценарий работы:
- как водитель получает путевой лист;
- какие действия выполняет со смартфона;
- как вносятся показания одометра;
- как отображаются результаты медицинского и технического контроля;
- насколько быстро можно открыть документ при проверке.
Лучше протестировать эти действия до покупки лицензий для всего автопарка.
Медицинские и технические осмотры
Процесс оформления путевого листа связан с данными о медицинском осмотре водителя и контроле технического состояния транспортного средства в случаях, когда такие процедуры требуются.
Одни решения позволяют организовать соответствующие процессы внутри общей системы, другие работают с внешними сервисами или медицинскими организациями.
Если компания уже пользуется определенным сервисом предрейсовых медосмотров, следует проверить возможность его интеграции с выбранным решением для ЭПЛ.
Интеграция с учетной системой
При нескольких автомобилях данные можно вводить вручную. Для крупного автопарка такой подход быстро превращается в дополнительную нагрузку на сотрудников.
Полезными могут быть интеграции с:
- 1С и другими учетными программами;
- TMS и системами управления транспортом;
- телематическими сервисами;
- кадровыми и справочными системами компании.
Интеграция позволяет использовать уже имеющиеся сведения об автомобилях, водителях и рейсах вместо повторного ввода одних и тех же данных.
Подробное сравнение возможностей популярных решений можно посмотреть в обзоре<span style=»font-weight: 400;»> </span><span style=»font-weight: 400;»>сервисов для электронных путевых листов</span>.
Массовое оформление документов
Для организации с одним или двумя автомобилями скорость создания большого количества ЭПЛ практически не имеет значения. В автопарке с десятками машин ситуация другая.
Следует проверить, можно ли создавать документы по шаблонам, работать сразу с несколькими рейсами, автоматически подставлять сведения из справочников и контролировать статус документов из единого кабинета.
Чем больше ежедневный поток путевых листов, тем сильнее такие функции влияют на реальную трудоемкость работы.
Как оценивать стоимость сервиса
Сравнивать только минимальную цену тарифа некорректно. У сервисов различается сама модель оплаты: стоимость может зависеть от количества документов, автомобилей, пользователей или подключенных модулей.
Сначала рассчитайте предполагаемый объем ЭПЛ за месяц. Затем уточните, какие дополнительные расходы потребуются для полноценной работы: мобильные приложения, интеграция с 1С, дополнительные сотрудники, подключение филиалов или расширенный функционал.
Для небольшого бизнеса выгоднее может оказаться тариф с оплатой за документы. При большом постоянном объеме стоит сравнивать пакетные и корпоративные предложения.
Комментарий Максима Демеша, специалиста Мультикас: «При выборе сервиса я бы начинал не со списка функций, а с одного обычного рейса компании. Нужно посмотреть, кто создает путевой лист, кто вносит данные осмотра, что делает водитель и где сведения используются дальше. После такого теста быстро становится понятно, какие возможности действительно нужны, а за какие компания будет платить впустую».
Что еще проверить до подключения
До заключения договора желательно запросить демонстрационный доступ или провести тестирование сервиса на нескольких сотрудниках и автомобилях.
Проверьте работу техподдержки, наличие инструкций для водителей и диспетчеров, возможность разграничить права пользователей и порядок переноса справочников. Если компания работает через несколько подразделений, заранее выясните, можно ли управлять ими из одного аккаунта.
Отдельно оцените перспективу роста. Решение, которого достаточно для трех автомобилей, не всегда удобно после увеличения автопарка до нескольких десятков машин.
В итоге подходящий сервис определяется не количеством функций в описании продукта, а тем, насколько хорошо он соответствует реальному процессу работы компании. Сначала определите свой сценарий оформления ЭПЛ, а уже затем сравнивайте решения по интеграциям, удобству сотрудников и итоговой стоимости.
